Come gestire le riunioni? Rischi e rimedi per confrontarsi in team!

Spesso il tempo delle riunioni è insufficiente, oppure l’ordine non viene rispettato o alcuni argomenti o persone tendono a prevaricare su altre – impedendo di sviscerare il nocciolo della questione o approfondire i temi importanti. Come fare allora? Un trucco può essere quello di riunire un numero minore di persone, oppure di concordare all’inizio (per iscritto) i punti fondamentali da trattare.

Una frase che si può utilizzare per riportare l’attenzione?

Cari tutti, certamente è nell’interesse di ognuno trattare con cura questo argomento! Posso suggerire di darci insieme un tempo per ogni intervento? Ad esempio 4 minuti? È inoltre altrettanto corretto dare voce a quei temi ugualmente importanti, ma che non sono all’ordine del giorno – vi chiederei di appuntarveli così da poter garantire loro e in seguito uno spazio adatto.

Tante volte vigono delle logiche di potere – talvolta inconsce – che si riversano negli aspetti comunicativi. Vi sono diverse modalità di parola ed ascolto, alcune di queste tendono a scoraggiare la comunicazione tra parti. Ci può essere, ad esempio, un componente del gruppo piuttosto arroccato su alcuni punti di vista, che si presenta al team come colui/colei che possiede una certa “verità”. Altre volte, qualcuno pensa che vi sia un’unica strada percorribile, dettata da valori e morali (spesso personali) insindacabili.

In tal caso ricordiamo di moderare le argomentazioni ed evitare il conflitto; cerchiamo di dare voce a tutti e garantiamo uno spazio chiaro e senza interruzioni. Non nascondiamo l’angoscia o l’ansia che possono derivare da questi momenti. Parlare di emozioni tra colleghi si può (QUI un articolo a riguardo). Facciamo emergere le emozioni come qualcosa di naturale – che tuttavia possono diventare propedeutiche ad una nuova trasformazione del gruppo.

Mi sembra di notare un clima molto teso e credo sia comprensibile dal momento che gli argomenti che stiamo trattando sono delicati e ci toccano tutti in modo diverso, ma per tutti in modo particolare. Cerchiamo assieme di concentrarci sulle proposte e sui suggerimenti. Ricordiamo che dobbiamo lavorare per esaminare quali vantaggi e quali svantaggi ha ogni proposta per trovarne assieme una che possa accordarsi con molti dei nostri valori e principi.

Quante volte mi è capitato di spiegare la differenza tra critica e giudizio? Tantissime. Eppure anche quando viene esposta una critica, nella maggior parte dei casi non è mai positiva. Si tende sempre a considerare la critica come lo strumento per screditare una persona o una proposta. In un gruppo questo va evitato, o meglio… va implementato. Ricordiamo quindi a tutti che il pensiero critico custodisce sia i contro che i pro. Stimoliamo un ragionamento sui lati negativi e incoraggiamo la riflessione sui punti di forza di ogni impegno.

Ricordiamoci inoltre che il momento della critica è serio: l’ironia in questi casi, nel bene e nel male, spesso può essere fraintesa.

Spesso in riunione capita di “viaggiare tra le nuvole”. I discorsi, anziché scendere nel concreto prendono una strada che li porta ad essere vaghi e poco attinenti al contesto. Talvolta c’è troppa astrazione, poca precisione e mancano idee realistiche. Si comincia a parlare di un determinato impegno e si sfocia nel dibattito tra bene e male!

Qui occorre ricondurre all’esperienza! Chiediamo a tutti spiegazioni, chiarimenti:

Gli argomenti trattati aprono molte riflessioni. Per essere certi di aver capito in modo chiaro il concetto di cui stiamo parlando, posso chiedere alcuni esempi concreti? Vissuti e accadimenti di tutti i giorni che riescano a dare una forma ai nostri pensieri?